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Au sein d’une entreprise, il y a un délai à respecter en ce qui concerne la conservation des documents. Ce délai varie en fonction du type de documents que vous souhaitez conserver. Quoi qu’il en soit, il est bon de préciser que lorsque l’on parle de délai de conservation de document, on parle d’un délai minimal. En outre, pour tous types de documents, la durée de conservation est imposée par des règles strictes qui sont encadrées par la loi. Mais que sont-elles ? Et quels sont les intérêts ? Découvrez les réponses de toutes vos questions dans cet article.
Quelles sont les règles de la conservation des documents comptables ?
Dans le domaine de la conservation de documents professionnels dans une entreprise, le principe est assez simple. En fait, tous les documents se trouvant dans une entreprise que ce soient des documents émis ou reçus doivent être conservés. Il y a de ce fait une date limite de conservation. Cependant, la durée de conservation de tous les documents n’est pas les mêmes. Cela varie principalement en fonction de la nature du document. Toutefois, les délais minimaux imposés par la loi ne signifient tout de même pas que les entreprises ne peuvent pas conserver les documents un peu plus longtemps. Cela est effectivement possible si vous misez sur un archivage complet. Les délais ont été imposés aux entreprises afin que l’Administration puisse réaliser des contrôler à postériori et effectuer des vérifications sur les informations qui ont été déclarées par les sociétés. Par ailleurs, les documents comptables sont également utiles pour servir de preuve dans le futur.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?
En deux mots, le Code du Commerce stipule que tous les documents comptables doivent être conservés dans une durée de 10 ans. Cela concerne généralement les livres comptables comme le livre journal, le grand livre ainsi que le livre d’inventaire. Ces documents doivent être conservés dans un délai de 10 ans, depuis la date de la réalisation de la dernière réalisation. Outre les livres de comptables, les comptes annuels comme le bilan, le compte de résultat et annexe ainsi que toutes autres pièces comme le bon de commande et les factures doivent également être conservés pendant une durée de 10 ans. Pour ce qui est des autres documents comme les documents fiscaux, juridiques ou sociaux, les durées sont principalement de 5 ou 6 ans. Ces documents concernent principalement les talons de chèques, les relevés bancaires, les cotisations foncières ou encore les impôts sur le revenu.
Comment optimiser la conservation des documents ?
Étant donné que votre document doit être retenu pendant un long moment, il est préférable de trouver le bon moment pour bien conserver toutes les factures. Il faut éviter la perte des documents pour éviter les problèmes dans le futur. Pour un avenir assuré, le mieux est de miser sur un service de stockage de données en ligne. Le fait d’opter pour une conservation en ligne procure un grand nombre d’avantages comme la limite des risques de perte de dégradation des documents, la simplicité de l’accès et la simplification du partage des documents. Toutefois, vous pouvez également faire la photocopie de tous les documents afin de garder une copie des choses indispensables dans le quotidien.
À l’exception des entrepreneurs individuels qui sont soumis à un régime micro, toutes les entreprises et les entités doivent respecter des obligations calendaires. Cela concerne principalement les domaines de l’administration et de la comptabilité. Dans cet article, nous allons vous proposer un calendrier sur les différentes opérations comptables qui doivent être réalisées au sein d’une entreprise. Chaque étape est détaillée pour vous faciliter la tâche. Bien évidemment, à tout moment, vous pouvez toujours faire appel à un professionnel en la matière pour vous aider à élaborer un bon calendrier.
La durée du premier exercice comptable
De manière générale, la durée d’un exercice comptable est de 12 mois. À la fin de cette période, les comptes annuels et la liasse fiscale doivent être réalisés. Cependant, s’il s’agit de la première année de la création de la société, la durée du premier exercice comptable peut être inférieure ou supérieure à cette durée. Tout dépend de la demande de l’entrepreneur. Aucune durée minimale n’est imposée pour le premier exercice comptable. Par contre, la durée maximale est de 24 mois. En outre, il est également bon de préciser qu’il ne faut pas que l’exercice passe deux fois la date du 31 décembre. En d’autres termes, si le premier exercice de la société début en mars 2019, il doit être clôturé avant le 31 décembre 2020.
La tenue de la comptabilité
Quel que soit le type de votre entreprise, quelle que soit l’activité que vous exercez, vous devez toujours tenir une comptabilité. Cette dernière regroupe toutes les opérations effectuées au sein d’une entreprise. Cela concerne principalement les achats réalisés, les ventes ou prestations de services, les opérations de trésorerie ainsi que les opérations diverses comme la déclaration de TVA ou les écritures de paie. Chaque opération doit être accompagnée d’un justificatif. Cela peut être des factures de vente, des factures d’achat ou des relevés bancaires. On appelle cette action, la saisie comptable. Pour éviter la confusion dans le futur, il faut que le livre comptable soit bien détaillé et clair. Les opérations doivent être enregistrées dans le livre de manière chronophage.
La réalisation de l’inventaire
Une entreprise doit réaliser un inventaire tous les 12 mois. Cela est principalement dans le but de connaitre les éléments actifs et passifs du patrimoine. L’inventaire concerne tous les biens que possède la société. Cela peut être des stocks ou des immobilisations. Pour faciliter les choses et également pour simplifier les comptes, on effectue l’inventaire au même jour que la clôture de l’exercice comptable. Le personnel peut réaliser l’inventaire, mais vous pouvez également demander un coup de pouce d’un tiers. De cette manière, vos salariés peuvent se focaliser sur ses tâches tandis qu’une autre équipe se charge de l’inventaire.
Les défis de la recherche d'un indépendant de la finance
La recherche d'un professionnel indépendant dans le domaine de la finance peut présenter plusieurs défis :
- Expertise et spécialisation : Trouver un professionnel possédant une expertise et une spécialisation dans le domaine financier pertinent pour vos besoins spécifiques, tels que la gestion de patrimoine, la fiscalité, ou la planification successorale.
- Transparence et intégrité : Choisir un professionnel qui agit avec transparence et intégrité dans toutes les transactions financières, en mettant vos intérêts financiers en premier.
- Compréhension des besoins spécifiques : Trouver un professionnel capable de comprendre vos besoins financiers uniques et de vous fournir des solutions personnalisées adaptées à votre situation.
Les services proposés par un indépendant de la finance
Un professionnel indépendant dans le domaine de la finance peut offrir une gamme de services, y compris :
- Gestion de patrimoine : Aider les clients à gérer et à faire croître leur patrimoine en fonction de leurs objectifs financiers à long terme.
- Planification financière : Élaborer des plans financiers complets pour aider les clients à atteindre leurs objectifs, que ce soit pour la retraite, l'éducation des enfants, ou l'achat d'une maison.
- Conseils en investissement : Fournir des conseils d'investissement avisés en fonction du profil de risque et des objectifs de chaque client.
- Services comptables : Fournir des services de comptabilité professionnelle, y compris la tenue de livres, la préparation des déclarations de revenus, et la gestion des finances personnelles ou commerciales.
Les compétences requises
Pour trouver un professionnel indépendant qualifié dans le domaine de la finance, il est important de rechercher des compétences spécifiques, telles que :
- Connaissance approfondie des principes financiers et des marchés financiers, y compris la gestion des risques, l'allocation d'actifs, et les stratégies d'investissement.
- Compétences en communication et en conseil pour expliquer des concepts financiers complexes de manière claire et compréhensible pour les clients.
- Capacité à analyser les besoins financiers des clients et à formuler des recommandations adaptées à leur situation unique.
- Intégrité et éthique professionnelle pour traiter les clients et leurs finances avec respect et responsabilité.
Les méthodes de recherche
Il existe plusieurs méthodes pour trouver un professionnel indépendant dans le domaine de la finance :
- Références personnelles : Demander des recommandations à des amis, des collègues ou des membres de la famille qui ont travaillé avec un professionnel financier indépendant de confiance.
- Recherche en ligne : Utiliser des sites web spécialisés dans la recherche de professionnels financiers pour trouver des candidats qualifiés dans votre région.
- Associations professionnelles : Contacter des associations professionnelles telles que l'Ordre des experts-comptables ou la Chambre des notaires pour obtenir des recommandations de professionnels certifiés.
Évaluation des candidats
Une fois que vous avez identifié plusieurs candidats potentiels, il est important de les évaluer soigneusement en tenant compte de plusieurs critères :
- Expérience professionnelle dans le domaine de la finance, y compris les certifications et les qualifications pertinentes.
- Réputation et recommandations de clients précédents, y compris les avis en ligne et les témoignages.
- Approche professionnelle et personnelle, y compris la communication, la disponibilité et la capacité à établir une relation de confiance avec les clients.
Conclusion
En conclusion, trouver un professionnel indépendant dans le domaine de la finance est une étape importante pour atteindre vos objectifs financiers personnels ou commerciaux. En suivant les bonnes étapes et en tenant compte des aspects clés, vous pouvez trouver le professionnel idéal pour vous fournir des conseils financiers avisés et vous aider à prendre des décisions éclairées pour votre avenir financier.